\n| Date et signature<\/td>\n | Date \u00e0 laquelle l’autorisation a \u00e9t\u00e9 accord\u00e9e<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n La documentation officielle pr\u00e9cise \u00e9galement la formulation obligatoire de l’autorisation ainsi que les informations relatives aux droits du payeur. Le simple fait d’inclure les champs dans le tableau ne dispense pas de l’obligation de disposer d’un mandat conforme aux r\u00e8gles officielles.<\/p>\n Certaines informations, telles que le code BIC et certains champs d’adresse, ne sont obligatoires que dans des conditions particuli\u00e8res. Les entreprises sont invit\u00e9es \u00e0 v\u00e9rifier ces conditions dans la r\u00e9glementation en vigueur et dans les directives de leur banque.<\/p>\n <\/span>Pourquoi la r\u00e9f\u00e9rence unique de mandat est-elle importante ?<\/strong><\/span><\/h3>\nLa r\u00e9f\u00e9rence unique de mandat (UMR) est une r\u00e9f\u00e9rence qui permet de distinguer un mandat des autres d\u00e9tenus par le m\u00eame cr\u00e9ancier.<\/p>\n Cela permet d’\u00e9tablir un lien entre l’autorisation, les instructions de pr\u00e9l\u00e8vement et les donn\u00e9es utilis\u00e9es dans le processus de paiement.<\/p>\n Si la r\u00e9f\u00e9rence n’est pas disponible au moment de la signature du mandat, les r\u00e8gles du SEPA Core autorisent sa communication au payeur avant le premier pr\u00e9l\u00e8vement.<\/p>\n Le fait d’assurer la coh\u00e9rence de ces informations dans l’ensemble du mandat, des dossiers clients et des fichiers de paiement permet de r\u00e9duire le risque d’incoh\u00e9rences.<\/p>\n <\/span>Comment obtenir et conserver un mandat de pr\u00e9l\u00e8vement SEPA<\/strong><\/span><\/h2>\nL\u2019entreprise doit fournir au client un mandat contenant les informations et d\u00e9clarations requises, obtenir son autorisation et conserver des documents permettant de justifier cette autorisation.<\/p>\n Cette proc\u00e9dure doit \u00eatre mise en place avant le d\u00e9but des pr\u00e9l\u00e8vements, en tenant compte du syst\u00e8me SEPA utilis\u00e9 et des conditions convenues avec le prestataire de services de paiement.<\/p>\n <\/span>Mandats sur papier et sous forme \u00e9lectronique<\/strong><\/span><\/h3>\nUn mandat peut \u00eatre rempli sur papier ou par des moyens \u00e9lectroniques autoris\u00e9s par les r\u00e8gles applicables.<\/p>\n En ce qui concerne les mandats sur papier, l’entreprise doit conserver le document sign\u00e9 et veiller \u00e0 ce que ses informations soient accessibles en cas de besoin.<\/p>\n En ce qui concerne les mandats \u00e9lectroniques, l’autorisation doit respecter les proc\u00e9dures accept\u00e9es par les parties concern\u00e9es. Les entreprises ne doivent pas partir du principe qu’un formulaire en ligne ou une case \u00e0 cocher constitue automatiquement un mandat valide.<\/p>\n L’EPC fournit \u00e9galement des recommandations sp\u00e9cifiques sur la mani\u00e8re dont les mandats doivent \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9s et sur l’utilisation des solutions \u00e9lectroniques.<\/p>\n <\/span>Conservation et mise \u00e0 jour des dossiers relatifs aux mandats<\/strong><\/span><\/h3>\nUne fois l\u2019autorisation obtenue, l\u2019entreprise doit organiser ses dossiers de mani\u00e8re \u00e0 pouvoir les retrouver en cas de contestation d\u2019un paiement ou si la banque en fait la demande.<\/p>\n Parmi les bonnes pratiques, on peut citer :<\/p>\n \n- Associer chaque mandat au dossier client correspondant.<\/li>\n
- Conserver la r\u00e9f\u00e9rence, la date et la preuve de l\u2019autorisation.<\/li>\n
- Suivre les modifications apport\u00e9es aux coordonn\u00e9es bancaires et aux informations relatives aux mandats.<\/li>\n
- Limiter l\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es personnelles et bancaires.<\/li>\n
- Les dur\u00e9es de conservation et les proc\u00e9dures ne doivent pas \u00eatre d\u00e9termin\u00e9es uniquement en fonction de la commodit\u00e9 administrative. Les entreprises doivent tenir compte des r\u00e8gles du syst\u00e8me SEPA, des conventions bancaires et de la l\u00e9gislation applicable en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n
Les dur\u00e9es de conservation et les proc\u00e9dures ne doivent pas \u00eatre d\u00e9termin\u00e9es uniquement en fonction de la commodit\u00e9 administrative. Les entreprises doivent tenir compte du r\u00e8glement, des accords bancaires et de la l\u00e9gislation applicable en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es.<\/p>\n |