Μπορεί να έχει προγραμματιστεί μια άμεση χρέωση και τα τραπεζικά στοιχεία να είναι σωστά, αλλά μια επιχείρηση μπορεί παρ’ όλα αυτά να αντιμετωπίσει προβλήματα κατά την είσπραξη της πληρωμής. Γιατί; Επειδή η εξουσιοδότηση είναι ελλιπής, έχει λήξει ή δεν μπορεί να επαληθευτεί.
Στο πλαίσιο της άμεσης χρέωσης SEPA, η εξουσιοδότηση αυτή επισημοποιείται μέσω μιας εντολής άμεσης χρέωσης SEPA. Το έγγραφο αυτό δεν αποτελεί απλώς μια διοικητική απαίτηση, αλλά είναι απαραίτητο για την είσπραξη πληρωμών σύμφωνα με τους κανόνες του συστήματος και για τη διαχείριση τυχόν διαφορών.
Τι πληροφορίες όμως πρέπει να περιλαμβάνει μια εξουσιοδότηση; Πώς πρέπει να συλλέγονται και να διατηρούνται; Και ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ των συστημάτων SEPA Core και SEPA B2B; Ο παρών οδηγός απαντά σε αυτά τα ερωτήματα και εξηγεί πώς να οργανώσετε τις πληροφορίες που απαιτούνται για την προετοιμασία των εισπράξεων μέσω άμεσης χρέωσης.
Τι είναι η εξουσιοδότηση άμεσης χρέωσης SEPA;
Με την εν λόγω εξουσιοδότηση, η τράπεζα του πελάτη μπορεί να διεκπεραιώνει άμεσες χρεώσεις σύμφωνα με τους κανόνες του σχετικού συστήματος SEPA.
Μια εντολή δεν σημαίνει ότι η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί. Καταγράφει επίσημα την εξουσιοδότηση που απαιτείται για μελλοντικές εισπράξεις, οι οποίες εξακολουθούν να εξαρτώνται από την υποβολή και την επεξεργασία των τραπεζικών εντολών.
Σύμφωνα με το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Πληρωμών (EPC), οι εντολές πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις του συστήματος SEPA Core ή του συστήματος SEPA Business-to-Business (B2B).
Η εξουσιοδότηση μπορεί να αφορά μια εφάπαξ είσπραξη ή επαναλαμβανόμενες πληρωμές, ανάλογα με το είδος της εξουσιοδότησης και τη συμφωνία με τον πελάτη.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει μια εξουσιοδότηση άμεσης χρέωσης SEPA;
Οι απαιτούμενες πληροφορίες διαφέρουν ανάλογα με τους κανόνες κάθε συστήματος SEPA. Για τον λόγο αυτό, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε ένα κατάλληλο πρότυπο εντολής, αντί να δημιουργείτε ένα έντυπο που περιέχει μόνο τα στοιχεία που η επιχείρησή σας θεωρεί επαρκή.
Οι ακριβείς πληροφορίες που απαιτούνται εξαρτώνται από τους ισχύοντες κανόνες. Επομένως, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο που να συμμορφώνεται με το επιλεγμένο σύστημα, αντί να δημιουργείτε ένα έντυπο που να περιέχει μόνο τα στοιχεία που η επιχείρησή σας θεωρεί επαρκή.
Βασικά πεδία σε μια εντολή άμεσης χρέωσης SEPA
Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για την κατάρτιση και τον έλεγχο μιας εξουσιοδότησης.
| Πληροφορίες | Σκοπός |
| Μοναδικός Αριθμός Αναφοράς Εντολής (UMR) | Προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο την εντολή |
| Όνομα πληρωτή | Προσδιορίζει το φυσικό πρόσωπο ή την επιχείρηση που εγκρίνει τη χρέωση |
| IBAN του πληρωτή | Προσδιορίζει τον εξουσιοδοτημένο τραπεζικό λογαριασμό |
| Όνομα πιστωτή | Προσδιορίζει την επιχείρηση που εισπράττει την πληρωμή |
| Αναγνωριστικό πιστωτή | Προσδιορίζει τον πιστωτή στο πλαίσιο του συστήματος SEPA |
| Στοιχεία διεύθυνσης και τοποθεσίας | Πληροί τις ισχύουσες απαιτήσεις ταυτοποίησης |
| Τρόπος πληρωμής | Υποδεικνύει αν η εξουσιοδότηση είναι επαναλαμβανόμενη ή εφάπαξ |
| Ημερομηνία και υπογραφή | Καταγραφή της ημερομηνίας χορήγησης της εξουσιοδότησης |
Η επίσημη τεκμηρίωση καθορίζει επίσης την υποχρεωτική διατύπωση της εξουσιοδότησης καθώς και πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα του πληρωτή. Η απλή συμπερίληψη των πεδίων στον πίνακα δεν αντικαθιστά την ανάγκη ύπαρξης εξουσιοδότησης που να συμμορφώνεται με τους επίσημους κανόνες.
Ορισμένα στοιχεία, όπως ο κωδικός BIC και ορισμένα πεδία διεύθυνσης, είναι υποχρεωτικά μόνο υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ελέγχουν τις προϋποθέσεις αυτές στον ισχύοντα κανονισμό και στις οδηγίες της τράπεζάς τους.
Γιατί είναι σημαντικός ο μοναδικός κωδικός αναφοράς εντολής;
Ο μοναδικός αριθμός αναφοράς εντολής (UMR) είναι ένας αριθμός αναφοράς που διακρίνει μια εντολή από άλλες που κατέχει ο ίδιος πιστωτής.
Βοηθά στη σύνδεση της εξουσιοδότησης με τις οδηγίες είσπραξης και τα αρχεία που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία πληρωμής.
Εάν ο αριθμός αναφοράς δεν είναι διαθέσιμος κατά την υπογραφή της εντολής, οι κανόνες του SEPA Core επιτρέπουν να κοινοποιηθεί στον πληρωτή πριν από την πρώτη είσπραξη.
Η διατήρηση της συνέπειας αυτών των πληροφοριών σε όλη την εντολή, τα αρχεία πελατών και τα αρχεία πληρωμών μειώνει τον κίνδυνο εμφάνισης ανακολουθιών.
Πώς να λάβετε και να διατηρήσετε μια εντολή άμεσης χρέωσης SEPA
Η επιχείρηση πρέπει να παρέχει στον πελάτη μια εξουσιοδότηση που να περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες και δηλώσεις, να λάβει την εξουσιοδότηση και να τηρεί αρχεία που να αποδεικνύουν την εν λόγω εξουσιοδότηση.
Η διαδικασία θα πρέπει να καθοριστεί πριν από την έναρξη των εισπράξεων, λαμβάνοντας υπόψη το σύστημα SEPA που χρησιμοποιείται και τους όρους που έχουν συμφωνηθεί με τον πάροχο υπηρεσιών πληρωμών.
Εντολές σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή
Μια εντολή μπορεί να συμπληρωθεί σε έντυπη μορφή ή μέσω ηλεκτρονικών μεθόδων που επιτρέπονται βάσει των ισχύοντων κανόνων.
Όσον αφορά τις εντολές σε έντυπη μορφή, η επιχείρηση πρέπει να φυλάσσει το υπογεγραμμένο έγγραφο και να διασφαλίζει ότι τα στοιχεία του θα είναι προσβάσιμα όταν χρειαστεί.
Όσον αφορά τις ηλεκτρονικές εξουσιοδοτήσεις, η εξουσιοδότηση πρέπει να ακολουθεί διαδικασίες που γίνονται αποδεκτές από τα εμπλεκόμενα μέρη. Οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να θεωρούν ότι οποιαδήποτε ηλεκτρονική φόρμα ή επιλογή σε πλαίσιο αποτελεί αυτομάτως έγκυρη εξουσιοδότηση.
Το EPC παρέχει επίσης συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο παρουσίασης των εντολών και τη χρήση ηλεκτρονικών λύσεων.
Αποθήκευση και ενημέρωση των αρχείων εντολών
Μόλις ληφθεί η εξουσιοδότηση, η επιχείρηση θα πρέπει να οργανώσει τα αρχεία της έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάκτησή τους σε περίπτωση αμφισβήτησης μιας πληρωμής ή εφόσον τα ζητήσει η τράπεζα.
Στις ορθές πρακτικές περιλαμβάνονται:
- Σύνδεση κάθε εντολής με το σωστό αρχείο πελάτη.
- Διατήρηση του αριθμού αναφοράς, της ημερομηνίας και των αποδεικτικών στοιχείων της εξουσιοδότησης.
- Παρακολούθηση των αλλαγών στα τραπεζικά στοιχεία και στις πληροφορίες της εντολής.
- Περιορισμός της πρόσβασης σε προσωπικά και τραπεζικά στοιχεία.
- Οι περίοδοι και οι διαδικασίες διατήρησης δεν πρέπει να καθορίζονται αποκλειστικά με βάση τη διοικητική ευκολία. Οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους κανόνες του συστήματος SEPA, τις τραπεζικές συμφωνίες και τη σχετική νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.
Οι περίοδοι και οι διαδικασίες διατήρησης δεν πρέπει να καθορίζονται αποκλειστικά με βάση τη διοικητική ευκολία. Οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τον κανονισμό, τις τραπεζικές συμφωνίες και τη σχετική νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.
SEPA Core έναντι SEPA B2B: Τι αλλάζει όσον αφορά τις εντολές;
Και τα δύο συστήματα απαιτούν εξουσιοδότηση, αλλά υπάρχουν σημαντικές διαφορές στον τρόπο διαχείρισης των εντολών.
Στο πλαίσιο του SEPA B2B, ο πληρωτής πρέπει να είναι επιχείρηση, και η τράπεζα του πληρωτή πρέπει να επιβεβαιώσει τα στοιχεία της εξουσιοδότησης πριν από την επεξεργασία της είσπραξης. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο, καθώς το σύστημα δεν παρέχει το ίδιο δικαίωμα επιστροφής χρημάτων για τις εξουσιοδοτημένες συναλλαγές.
| Κριτήριο | SEPA Core | SEPA B2B |
| Ποιοι μπορούν να πληρώσουν | Καταναλωτές και επιχειρήσεις | Επιχειρήσεις |
| Εντολή | Απαιτείται | Απαιτείται |
| Επαλήθευση από την τράπεζα του πληρωτή | Δεν υπάρχει αντίστοιχη εκ των προτέρων επαλήθευση όπως στην περίπτωση B2B | Επιβεβαίωση των στοιχείων της εντολής πριν από την είσπραξη |
| Επιστροφή χρημάτων από εγκεκριμένη χρέωση | Δικαίωμα υποβολής αίτησης επιστροφής εντός οκτώ εβδομάδων | Δεν προβλέπεται από το σύστημα |
Λόγω αυτών των διαφορών, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ελέγχεται αν η τράπεζα του πελάτη υποστηρίζει το SEPA B2B και ποιες διαδικασίες ακολουθεί για την επικύρωση της εξουσιοδότησης.
Για τους πλήρεις κανόνες, ανατρέξτε στην επίσημη τεκμηρίωση των προτύπων SEPA Core και SEPA B2B.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία της εξουσιοδότησης κατά τη δημιουργία αρχείου XML
Μόλις ληφθεί η εξουσιοδότηση, η επιχείρηση πρέπει να χρησιμοποιεί σωστά τις πληροφορίες της εξουσιοδότησης κατά την προετοιμασία των εισπράξεων μέσω άμεσης χρέωσης.
Όσον αφορά τις εντολές άμεσης χρέωσης SEPA, τα δεδομένα οργανώνονται σε μηνύματα XML σύμφωνα με το πρότυπο ISO 20022, συμπεριλαμβανομένου του μηνύματος pain.008.
Λεπτομέρειες όπως ο αριθμός αναφοράς της εντολής, η ημερομηνία υπογραφής της, ο κωδικός ταυτοποίησης πιστωτή (Creditor Identifier) και ο αριθμός IBAN του πληρωτή πρέπει να ταιριάζουν με τα στοιχεία που τηρούνται στα αρχεία της επιχείρησης.
Το αρχείο περιέχει επίσης πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένες συναλλαγές, όπως ποσά, ημερομηνίες και αναγνωριστικά είσπραξης.
Είναι σημαντικό να γίνει διάκριση μεταξύ αυτών των βημάτων: η εντολή εξουσιοδοτεί την άμεση χρέωση, ενώ το αρχείο XML διαβιβάζει τις οδηγίες είσπραξης. Κανένα από τα δύο, από μόνο του, δεν εγγυάται ότι η συναλλαγή θα γίνει αποδεκτή ή θα διακανονιστεί.
Πώς να οργανώσετε αυτή τη διαδικασία στην επιχείρησή σας
Μια καλά δομημένη διαδικασία ξεκινά με τον έλεγχο των στοιχείων του πελάτη και ολοκληρώνεται με την προετοιμασία των οδηγιών για υποβολή στην τράπεζα.
Τα εξειδικευμένα εργαλεία δημιουργίας αρχείων XML μπορούν να βοηθήσουν στην οργάνωση αυτού του σταδίου και να μειώσουν την ανάγκη χειροκίνητης δημιουργίας της τεχνικής δομής του μηνύματος.
Ωστόσο, η δημιουργία του αρχείου δεν απαλλάσσει την επιχείρηση από την υποχρέωση να λάβει και να διατηρήσει έγκυρες εξουσιοδοτήσεις σύμφωνα με τους κανόνες του συστήματος SEPA που χρησιμοποιείται. Παρουσίαση του προϊόντος SEPA XML Generator Generator
Η ευθύνη για την απόκτηση και τη διατήρηση έγκυρων αδειών εξακολουθεί να διέπεται από τους ισχύοντες κανόνες και δεν αντικαθίσταται από τη δημιουργία του αρχείου.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τις εντολές άμεσης χρέωσης SEPA
Μπορεί μια εντολή άμεσης χρέωσης SEPA να επιτρέπει επαναλαμβανόμενες εισπράξεις;
Ναι. Μια εξουσιοδότηση μπορεί να επιτρέπει επαναλαμβανόμενες εισπράξεις ή μια εφάπαξ πληρωμή. Ο τύπος πληρωμής πρέπει να προσδιορίζεται σωστά και να συμμορφώνεται με τους όρους που έχουν συμφωνηθεί με τον πληρωτή.
Είναι έγκυρη μια ηλεκτρονική εντολή άμεσης χρέωσης SEPA;
Μπορεί να είναι, υπό την προϋπόθεση ότι η ηλεκτρονική διαδικασία πληροί τους κανόνες του συστήματος και τους όρους που ισχύουν για τα εμπλεκόμενα μέρη. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ελέγχουν τις απαιτήσεις σχετικά με την πιστοποίηση, τις υπογραφές και τη διατήρηση των δικαιολογητικών στοιχείων.
Τι συμβαίνει όταν αλλάζουν τα τραπεζικά στοιχεία ενός πελάτη;
Η επιχείρηση πρέπει να εξετάσει τις διαδικασίες τροποποίησης που απαιτούνται από το σύστημα και την τράπεζα. Ανάλογα με την αλλαγή, ενδέχεται να είναι απαραίτητο να ενημερωθούν τα στοιχεία της εξουσιοδότησης και οι μελλοντικές οδηγίες είσπραξης, διατηρώντας παράλληλα σαφή αρχείο της εξουσιοδότησης.
Διευκολύνετε τη διαχείριση των εισπράξεων μέσω της άμεσης χρέωσης SEPA
Η σωστή συλλογή και τήρηση των εντολών αποτελεί ουσιαστικό μέρος της είσπραξης πληρωμών μέσω της άμεσης χρέωσης SEPA. Με σωστά οργανωμένα δεδομένα, η επιχείρησή σας μπορεί να προετοιμάζει τις τραπεζικές οδηγίες με μεγαλύτερη συνέπεια.
Εξερευνήστε το SEPA XML Generator και ανακαλύψτε πώς μπορείτε να απλοποιήσετε τη δημιουργία αρχείων XML για τις συναλλαγές πληρωμών σας.