Même si un prélèvement automatique a été programmé et que les coordonnées bancaires sont correctes, une entreprise peut tout de même rencontrer des difficultés pour percevoir le paiement. Pourquoi ? Parce que l’autorisation est incomplète, périmée ou ne peut être vérifiée.
Dans le cadre du prélèvement SEPA, cette autorisation est officialisée par un mandat de prélèvement SEPA. Bien plus qu’une simple exigence administrative, ce document est indispensable pour percevoir les paiements conformément aux règles du système et pour traiter d’éventuels litiges.
Mais quelles informations un mandat doit-il comporter ? Comment les obtenir et les conserver ? Et quelles sont les différences entre SEPA Core et SEPA B2B ? Ce guide répond à ces questions et explique comment organiser les informations nécessaires à la préparation de vos prélèvements automatiques.
Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?
Grâce à cette autorisation, la banque du client peut traiter les prélèvements automatiques conformément aux règles du dispositif SEPA concerné.
Un mandat ne signifie pas qu’un paiement a été effectué. Il consigne officiellement l’autorisation nécessaire aux prélèvements futurs, qui restent subordonnés à la transmission et au traitement des instructions bancaires.
Selon le Conseil européen des paiements (EPC), les mandats doivent respecter les exigences du schéma SEPA Core ou SEPA Business-to-Business (B2B).
L’autorisation peut porter sur un prélèvement ponctuel ou sur des prélèvements récurrents, selon le type de mandat et l’accord conclu avec le client.
Quelles informations un mandat de prélèvement SEPA doit-il comporter ?
Les informations requises varient en fonction des règles de chaque schéma SEPA. C’est pourquoi il est important d’utiliser un modèle de mandat adapté, plutôt que de créer un formulaire ne contenant que les informations que votre entreprise juge suffisantes.
Les informations exactes requises dépendent de la réglementation applicable. Il est donc important d’utiliser un modèle conforme au dispositif choisi, plutôt que de créer un formulaire ne contenant que les informations que votre entreprise juge suffisantes.
Champs clés d’un mandat de prélèvement SEPA
Le tableau ci-dessous présente les informations essentielles nécessaires à l’établissement et à la vérification d’un mandat.
| Informations | Objectif |
| Référence unique de mandat (UMR) | Identifie de manière unique le mandat |
| Nom du payeur | Identifie la personne ou l’entreprise qui autorise le prélèvement |
| IBAN du payeur | Identifie le compte bancaire autorisé |
| Nom du créancier | Identifie l’entreprise chargée de percevoir le paiement |
| Identifiant du créancier | Identifie le créancier au sein du système SEPA |
| Coordonnées et informations sur l’emplacement | Respectez les exigences en matière d’identification applicables |
| Type de paiement | Indique si l’autorisation est récurrente ou ponctuelle |
| Date et signature | Date à laquelle l’autorisation a été accordée |
La documentation officielle précise également la formulation obligatoire de l’autorisation ainsi que les informations relatives aux droits du payeur. Le simple fait d’inclure les champs dans le tableau ne dispense pas de l’obligation de disposer d’un mandat conforme aux règles officielles.
Certaines informations, telles que le code BIC et certains champs d’adresse, ne sont obligatoires que dans des conditions particulières. Les entreprises sont invitées à vérifier ces conditions dans la réglementation en vigueur et dans les directives de leur banque.
Pourquoi la référence unique de mandat est-elle importante ?
La référence unique de mandat (UMR) est une référence qui permet de distinguer un mandat des autres détenus par le même créancier.
Cela permet d’établir un lien entre l’autorisation, les instructions de prélèvement et les données utilisées dans le processus de paiement.
Si la référence n’est pas disponible au moment de la signature du mandat, les règles du SEPA Core autorisent sa communication au payeur avant le premier prélèvement.
Le fait d’assurer la cohérence de ces informations dans l’ensemble du mandat, des dossiers clients et des fichiers de paiement permet de réduire le risque d’incohérences.
Comment obtenir et conserver un mandat de prélèvement SEPA
L’entreprise doit fournir au client un mandat contenant les informations et déclarations requises, obtenir son autorisation et conserver des documents permettant de justifier cette autorisation.
Cette procédure doit être mise en place avant le début des prélèvements, en tenant compte du système SEPA utilisé et des conditions convenues avec le prestataire de services de paiement.
Mandats sur papier et sous forme électronique
Un mandat peut être rempli sur papier ou par des moyens électroniques autorisés par les règles applicables.
En ce qui concerne les mandats sur papier, l’entreprise doit conserver le document signé et veiller à ce que ses informations soient accessibles en cas de besoin.
En ce qui concerne les mandats électroniques, l’autorisation doit respecter les procédures acceptées par les parties concernées. Les entreprises ne doivent pas partir du principe qu’un formulaire en ligne ou une case à cocher constitue automatiquement un mandat valide.
L’EPC fournit également des recommandations spécifiques sur la manière dont les mandats doivent être présentés et sur l’utilisation des solutions électroniques.
Conservation et mise à jour des dossiers relatifs aux mandats
Une fois l’autorisation obtenue, l’entreprise doit organiser ses dossiers de manière à pouvoir les retrouver en cas de contestation d’un paiement ou si la banque en fait la demande.
Parmi les bonnes pratiques, on peut citer :
- Associer chaque mandat au dossier client correspondant.
- Conserver la référence, la date et la preuve de l’autorisation.
- Suivre les modifications apportées aux coordonnées bancaires et aux informations relatives aux mandats.
- Limiter l’accès aux données personnelles et bancaires.
- Les durées de conservation et les procédures ne doivent pas être déterminées uniquement en fonction de la commodité administrative. Les entreprises doivent tenir compte des règles du système SEPA, des conventions bancaires et de la législation applicable en matière de protection des données.
Les durées de conservation et les procédures ne doivent pas être déterminées uniquement en fonction de la commodité administrative. Les entreprises doivent tenir compte du règlement, des accords bancaires et de la législation applicable en matière de protection des données.
SEPA Core et SEPA B2B : quels changements pour les mandats ?
Ces deux systèmes nécessitent une autorisation, mais il existe des différences importantes dans la manière dont les mandats sont gérés.
Dans le cadre du SEPA B2B, le payeur doit être une entreprise, et la banque du payeur doit vérifier les détails du mandat avant de traiter le prélèvement. Cette étape est essentielle, car le dispositif ne prévoit pas le même droit de remboursement pour les transactions autorisées.
| Critère | SEPA Core | SEPA B2B |
| Qui peut payer | Les particuliers et les entreprises | Les entreprises |
| Mandat | Obligatoire | Obligatoire |
| Vérification par la banque du payeur | Pas de vérification préalable équivalente à celle du B2B | Les détails du mandat sont confirmés avant le prélèvement |
| Remboursement d’un prélèvement autorisé | Droit de demander un remboursement dans un délai de huit semaines | Non prévu par le dispositif |
Ces différences rendent d’autant plus important de vérifier si la banque du client prend en charge le SEPA B2B et quelles sont les procédures qu’elle utilise pour valider le mandat.
Pour consulter le règlement complet, veuillez vous reporter à la documentation officielle relative aux normes SEPA Core et SEPA B2B.
Comment utiliser les informations relatives au mandat lors de la génération de fichiers XML
Une fois l’autorisation obtenue, l’entreprise doit utiliser correctement les informations relatives au mandat lors de la préparation des prélèvements automatiques.
En ce qui concerne les instructions de prélèvement SEPA, les données sont organisées sous forme de messages XML conformes à la norme ISO 20022, notamment le message pain.008.
Les informations telles que la référence du mandat, sa date de signature, l’identifiant du créancier et l’IBAN du payeur doivent correspondre aux données figurant dans les registres de l’entreprise.
Ce fichier contient également des informations spécifiques aux transactions, telles que les montants, les dates et les identifiants de recouvrement.
Il est important de faire la distinction entre ces deux étapes : le mandat autorise le prélèvement, tandis que le fichier XML transmet les instructions de prélèvement. Aucun des deux, pris isolément, ne garantit que la transaction sera acceptée ou réglée.
Comment organiser ce processus au sein de votre entreprise
Un processus bien structuré commence par la vérification des informations du client et s’achève par la préparation des instructions à transmettre à la banque.
Des outils spécialisés dans la génération de fichiers XML peuvent vous aider à organiser cette étape et à réduire la nécessité de créer manuellement la structure technique du message.
Toutefois, la création du fichier ne dispense pas l’entreprise de son obligation d’obtenir et de conserver les autorisations valides conformément aux règles du système SEPA utilisé. Présentation du Generator XML SEPA
La responsabilité d’obtenir et de conserver des autorisations valides reste soumise aux règles applicables et n’est pas remplacée par la création du dossier.
Foire aux questions sur les mandats de prélèvement SEPA
Un mandat de prélèvement SEPA peut-il autoriser des prélèvements récurrents ?
Oui. Un mandat peut autoriser des prélèvements récurrents ou un paiement ponctuel. Le type de paiement doit être correctement précisé et doit respecter les conditions convenues avec le payeur.
Un mandat de prélèvement SEPA électronique est-il valable ?
Il peut l’être, à condition que le processus électronique respecte les règles du système et les conditions applicables aux parties concernées. Les entreprises doivent vérifier les exigences en matière d’authentification, de signatures et de conservation des pièces justificatives.
Que se passe-t-il lorsque les coordonnées bancaires d’un client changent ?
L’entreprise doit examiner les procédures de modification requises par le système et par la banque. En fonction de la nature du changement, il peut s’avérer nécessaire de mettre à jour les détails de la procuration et les instructions de prélèvement futures, tout en conservant une trace claire de l’autorisation.
Simplifiez la gestion de vos prélèvements SEPA
La collecte et la conservation correctes des mandats constituent un élément essentiel du recouvrement des paiements par prélèvement SEPA. Grâce à des données correctement organisées, votre entreprise peut établir ses instructions bancaires de manière plus cohérente.
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