Nawet jeśli polecenie zapłaty zostało zaplanowane, a dane bankowe są poprawne, firma może nadal mieć problemy z uzyskaniem płatności. Dlaczego? Ponieważ autoryzacja jest niekompletna, nieaktualna lub nie można jej zweryfikować.
W przypadku polecenia zapłaty SEPA upoważnienie to jest formalnie potwierdzane w formie upoważnienia do polecenia zapłaty SEPA. Dokument ten stanowi nie tylko wymóg administracyjny, ale ma zasadnicze znaczenie dla pobierania płatności zgodnie z zasadami systemu oraz rozstrzygania ewentualnych sporów.
Ale jakie informacje musi zawierać upoważnienie? W jaki sposób należy je uzyskać i przechowywać? Jakie są różnice między systemami SEPA Core a SEPA B2B? Niniejszy przewodnik odpowiada na te pytania i wyjaśnia, jak uporządkować informacje niezbędne do przygotowania pobrań w ramach polecenia zapłaty.
Czym jest upoważnienie do polecenia zapłaty w ramach SEPA?
Dzięki temu upoważnieniu bank klienta może realizować polecenia zapłaty zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach odpowiedniego systemu SEPA.
Zlecenie nie oznacza, że płatność została zrealizowana. Stanowi ono formalne potwierdzenie upoważnienia niezbędnego do przyszłych pobrań, które nadal zależą od złożenia i przetworzenia instrukcji bankowych.
Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Płatniczej (EPC) upoważnienia muszą spełniać wymogi systemu SEPA Core lub SEPA Business-to-Business (B2B).
Upoważnienie może dotyczyć jednorazowego pobrania lub płatności cyklicznych, w zależności od rodzaju upoważnienia i ustaleń z klientem.
Jakie informacje musi zawierać upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA?
Wymagane informacje różnią się w zależności od zasad obowiązujących w poszczególnych systemach SEPA. Dlatego ważne jest, aby korzystać z odpowiedniego wzoru upoważnienia, zamiast tworzyć formularz zawierający wyłącznie dane, które Twoja firma uznaje za wystarczające.
To, jakie dokładnie informacje są wymagane, zależy od obowiązujących przepisów. Dlatego ważne jest, aby korzystać z szablonu zgodnego z wybranym systemem, a nie tworzyć formularz zawierający wyłącznie te dane, które Twoja firma uznaje za wystarczające.
Najważniejsze pola w upoważnieniu do polecenia zapłaty SEPA
W poniższej tabeli przedstawiono podstawowe informacje niezbędne do sporządzenia i sprawdzenia upoważnienia.
| Informacje | Cel |
| Unikalny numer referencyjny zlecenia (UMR) | Jednoznacznie identyfikuje zlecenie |
| Nazwa płatnika | Określa osobę lub firmę, która autoryzuje obciążenie |
| Numer IBAN płatnika | Określa numer autoryzowanego rachunku bankowego |
| Nazwa wierzyciela | Określa firmę pobierającą płatność |
| Identyfikator wierzyciela | Służy do identyfikacji wierzyciela w ramach systemu SEPA |
| Adres i informacje o lokalizacji | Spełnij obowiązujące wymagania dotyczące identyfikacji |
| Rodzaj płatności | Wskazuje, czy autoryzacja ma charakter cykliczny, czy jednorazowy |
| Data i podpis | Data udzielenia upoważnienia |
W oficjalnej dokumentacji określono również obowiązkowe sformułowania dotyczące upoważnienia oraz informacje na temat praw zleceniodawcy. Samo umieszczenie pól w tabeli nie zwalnia z obowiązku sporządzenia upoważnienia zgodnego z oficjalnymi przepisami.
Niektóre dane, takie jak kod BIC i niektóre pola adresowe, są obowiązkowe jedynie w określonych warunkach. Przedsiębiorstwa powinny zapoznać się z tymi warunkami w aktualnym zbiorze przepisów oraz w wytycznych swojego banku.
Dlaczego unikalny numer referencyjny zlecenia jest ważny?
Unikalny numer referencyjny zlecenia (UMR) to numer, który odróżnia jedno zlecenie od innych zleceń tego samego wierzyciela.
Pomaga to powiązać autoryzację z instrukcjami pobrania oraz zapisami wykorzystywanymi w procesie płatności.
Jeżeli numer referencyjny nie jest dostępny w momencie podpisania upoważnienia, zasady SEPA Core zezwalają na przekazanie go płatnikowi przed pierwszym pobraniem.
Zapewnienie spójności tych informacji w całym zakresie zlecenia, dokumentacji klientów i plikach płatności zmniejsza ryzyko wystąpienia rozbieżności.
Jak uzyskać i zachować upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA
Przedsiębiorstwo musi dostarczyć klientowi upoważnienie zawierające wymagane informacje i oświadczenia, uzyskać zgodę oraz prowadzić dokumentację potwierdzającą tę zgodę.
Procedurę tę należy ustalić przed rozpoczęciem pobierania opłat, biorąc pod uwagę stosowany system SEPA oraz warunki uzgodnione z dostawcą usług płatniczych.
Pełnomocnictwa w formie papierowej i elektronicznej
Pełnomocnictwo można sporządzić w formie papierowej lub przy użyciu środków elektronicznych dopuszczonych na mocy obowiązujących przepisów.
W przypadku pełnomocnictw w formie papierowej przedsiębiorstwo musi zachować podpisany dokument i zapewnić dostęp do zawartych w nim danych w razie potrzeby.
W przypadku pełnomocnictw elektronicznych proces udzielania upoważnienia musi przebiegać zgodnie z procedurami zaakceptowanymi przez zainteresowane strony. Przedsiębiorstwa nie powinny zakładać, że każdy formularz internetowy lub zaznaczenie pola wyboru automatycznie stanowi ważne pełnomocnictwo.
W EPC zawarto również szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu przedstawiania zleceń oraz możliwości wykorzystania rozwiązań elektronicznych.
Przechowywanie i aktualizacja dokumentacji dotyczącej upoważnień
Po uzyskaniu upoważnienia firma powinna uporządkować swoją dokumentację w taki sposób, aby można było ją odzyskać w przypadku zakwestionowania płatności lub na żądanie banku.
Do dobrych praktyk należą:
- Powiązanie każdego zlecenia z odpowiednim rekordem klienta.
- Zachowywanie numeru referencyjnego, daty oraz dowodu upoważnienia.
- Śledzenie zmian danych bankowych i informacji dotyczących upoważnienia.
- Ograniczanie dostępu do danych osobowych i bankowych.
- Okresy przechowywania i procedury nie powinny być ustalane wyłącznie ze względu na wygodę administracyjną. Przedsiębiorstwa muszą uwzględniać zasady systemu SEPA, umowy bankowe oraz odpowiednie przepisy dotyczące ochrony danych.
Okresy przechowywania i procedury nie powinny być ustalane wyłącznie ze względu na wygodę administracyjną. Przedsiębiorstwa muszą uwzględniać regulamin, umowy bankowe oraz odpowiednie przepisy dotyczące ochrony danych.
SEPA Core a SEPA B2B: co się zmienia w zakresie upoważnień?
Oba systemy wymagają autoryzacji, ale istnieją istotne różnice w sposobie obsługi upoważnień.
W ramach systemu SEPA B2B płatnikiem musi być podmiot gospodarczy, a bank płatnika musi potwierdzić szczegóły upoważnienia przed zrealizowaniem polecenia zapłaty. Ten etap ma zasadnicze znaczenie, ponieważ system ten nie zapewnia takiego samego prawa do zwrotu środków w przypadku autoryzowanych transakcji.
| Kryterium | SEPA Core | SEPA B2B |
| Kto może dokonać płatności | Konsumenci i przedsiębiorstwa | Przedsiębiorstwa |
| Zakres uprawnień | Wymagane | Wymagane |
| Weryfikacja przeprowadzana przez bank płatnika | Brak weryfikacji z wyprzedzeniem odpowiadającej weryfikacji w transakcjach B2B | Szczegóły zlecenia potwierdzane przed pobraniem środków |
| Zwrot kwoty z autoryzowanego obciążenia | Prawo do wystąpienia o zwrot w ciągu ośmiu tygodni | Nie przewidziane w ramach programu |
Ze względu na te różnice szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy bank klienta obsługuje system SEPA B2B oraz jakie procedury stosuje w celu weryfikacji upoważnienia.
Pełny tekst zasad znajduje się w oficjalnej dokumentacji dotyczącej SEPA Core i SEPA B2B.
Jak korzystać z danych upoważnienia podczas generowania pliku XML
Po uzyskaniu upoważnienia przedsiębiorstwo musi prawidłowo wykorzystywać informacje dotyczące upoważnienia podczas przygotowywania poleceń zapłaty.
W przypadku zleceń polecenia zapłaty SEPA dane są uporządkowane w komunikatach XML zgodnych z normą ISO 20022, w tym w komunikacie pain.008.
Dane takie jak numer referencyjny zlecenia, data jego podpisania, identyfikator wierzyciela oraz numer IBAN zleceniodawcy muszą być zgodne z danymi przechowywanymi przez firmę.
Plik zawiera również informacje dotyczące poszczególnych transakcji, takie jak kwoty, daty i identyfikatory pobrań.
Należy rozróżnić te dwa etapy: upoważnienie dotyczy polecenia zapłaty, natomiast plik XML zawiera instrukcje dotyczące pobrania środków. Żadne z nich samo w sobie nie gwarantuje, że transakcja zostanie zaakceptowana lub rozliczona.
Jak zorganizować ten proces w swojej firmie
Dobrze zorganizowany proces zaczyna się od sprawdzenia danych klienta, a kończy na przygotowaniu dokumentacji do złożenia w banku.
Specjalistyczne narzędzia do generowania plików XML mogą pomóc w uporządkowaniu tego etapu i ograniczyć konieczność ręcznego tworzenia struktury komunikatu technicznego.
Jednakże wygenerowanie pliku nie zwalnia przedsiębiorstwa z obowiązku uzyskania i zachowania ważnych zezwoleń zgodnie z zasadami stosowanego systemu SEPA. Prezentacja produktu SEPA XML Generator
Obowiązek uzyskania i zachowania ważnych zezwoleń podlega nadal obowiązującym przepisom i nie zostaje zastąpiony przez utworzenie pliku.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące upoważnień do polecenia zapłaty w ramach SEPA
Czy upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA może upoważniać do cyklicznych pobrań?
Tak. Upoważnienie może upoważniać do pobrań cyklicznych lub do jednorazowej płatności. Rodzaj płatności musi być prawidłowo określony i zgodny z warunkami uzgodnionymi z płatnikiem.
Czy elektroniczne upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA jest ważne?
Może być, pod warunkiem że proces elektroniczny jest zgodny z zasadami systemu oraz warunkami mającymi zastosowanie do zaangażowanych stron. Przedsiębiorstwa powinny sprawdzić wymagania dotyczące uwierzytelniania, podpisów oraz przechowywania dokumentacji potwierdzającej.
Co się dzieje, gdy zmieniają się dane bankowe klienta?
Przedsiębiorstwo musi zapoznać się z procedurami wprowadzania zmian wymaganymi przez system i bank. W zależności od rodzaju zmiany może być konieczne zaktualizowanie danych upoważnienia oraz przyszłych instrukcji dotyczących pobrań, przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystej dokumentacji dotyczącej upoważnienia.
Ułatw sobie zarządzanie pobraniami w ramach polecenia zapłaty SEPA
Prawidłowe pozyskiwanie i przechowywanie upoważnień stanowi istotny element procesu pobierania płatności za pomocą polecenia zapłaty SEPA. Dzięki odpowiednio uporządkowanym danym Twoja firma może sporządzać zlecenia bankowe w sposób bardziej spójny.
Zapoznaj się z narzędziem SEPA XML Generator i dowiedz się, jak uprościć tworzenie plików XML na potrzeby operacji płatniczych.