Auch wenn ein Lastschriftauftrag eingerichtet wurde und die Bankverbindung korrekt ist, kann es dennoch vorkommen, dass ein Unternehmen Probleme hat, die Zahlung einzuziehen. Warum? Weil die Einzugsermächtigung unvollständig oder abgelaufen ist oder nicht überprüft werden kann.
Beim SEPA-Lastschriftverfahren wird diese Ermächtigung durch ein SEPA-Lastschriftmandat formalisiert. Dieses Dokument ist mehr als nur eine administrative Anforderung – es ist unerlässlich, um Zahlungen gemäß den Regeln des Verfahrens einzuziehen und etwaige Streitfälle zu klären.
Doch welche Angaben muss ein Mandat enthalten? Wie sollten diese eingeholt und aufbewahrt werden? Und worin bestehen die Unterschiede zwischen SEPA Core und SEPA B2B? Dieser Leitfaden beantwortet diese Fragen und erläutert, wie Sie die für die Vorbereitung Ihrer Lastschriften erforderlichen Informationen organisieren können.
Was ist ein SEPA-Lastschriftmandat?
Mit dieser Ermächtigung kann die Bank des Kunden Lastschriften gemäß den Regeln des jeweiligen SEPA-Verfahrens abwickeln.
Ein Mandat bedeutet nicht, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist. Es dient der formellen Festhaltung der für künftige Einzüge erforderlichen Ermächtigung, die weiterhin von der Übermittlung und Bearbeitung der Bankanweisungen abhängt.
Nach Angaben des Europäischen Zahlungsrats (EPC) müssen Mandate den Anforderungen des SEPA-Core- oder des SEPA-Business-to-Business (B2B)-Verfahrens entsprechen.
Die Einzugsermächtigung kann sich je nach Art des Mandats und der Vereinbarung mit dem Kunden auf eine einmalige Abbuchung oder auf wiederkehrende Zahlungen beziehen.
Welche Angaben muss ein SEPA-Lastschriftmandat enthalten?
Die erforderlichen Angaben variieren je nach den Regeln des jeweiligen SEPA-Verfahrens. Deshalb ist es wichtig, eine geeignete Mandatsvorlage zu verwenden, anstatt ein Formular zu erstellen, das nur die Angaben enthält, die Ihr Unternehmen für ausreichend hält.
Welche Angaben genau erforderlich sind, hängt von den geltenden Vorschriften ab. Daher ist es wichtig, eine Vorlage zu verwenden, die den Anforderungen des gewählten Systems entspricht, anstatt ein Formular zu erstellen, das nur die Angaben enthält, die Ihr Unternehmen für ausreichend hält.
Wichtige Felder in einem SEPA-Lastschriftmandat
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wesentlichen Informationen, die zur Erstellung und Überprüfung eines Mandats erforderlich sind.
| Informationen | Zweck |
| Eindeutige Mandatsreferenz (UMR) | Identifiziert das Mandat eindeutig |
| Name des Zahlers | Bezeichnet die Person oder das Unternehmen, die bzw. das die Abbuchung autorisiert |
| IBAN des Zahlers | Identifiziert das autorisierte Bankkonto |
| Name des Gläubigers | Bezeichnet das Unternehmen, das die Zahlung einzieht |
| Gläubigerkennung | Identifiziert den Gläubiger innerhalb des SEPA-Systems |
| Anschrift und Standortangaben | Erfüllen Sie die geltenden Ausweisvorschriften |
| Zahlungsart | Gibt an, ob es sich um eine wiederkehrende oder eine einmalige Autorisierung handelt |
| Datum und Unterschrift | Vermerk über den Zeitpunkt der Erteilung der Genehmigung |
In der offiziellen Dokumentation sind zudem verbindliche Formulierungen für die Einwilligung sowie Informationen zu den Rechten des Zahlers festgelegt. Die bloße Aufnahme der Felder in die Tabelle ersetzt nicht die Notwendigkeit eines Mandats, das den offiziellen Vorschriften entspricht.
Einige Angaben, wie beispielsweise die BIC und bestimmte Adressfelder, sind nur unter bestimmten Voraussetzungen Pflichtangaben. Unternehmen sollten diese Voraussetzungen im aktuellen Regelwerk und in den Hinweisen ihrer Bank überprüfen.
Warum ist die eindeutige Mandatsreferenz wichtig?
Die eindeutige Mandatsreferenz (UMR) ist eine Referenz, die ein Mandat von anderen Mandaten desselben Gläubigers unterscheidet.
Dadurch wird die Autorisierung mit den Einzugsanweisungen und den im Zahlungsprozess verwendeten Datensätzen verknüpft.
Sollte die Referenz zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mandats noch nicht vorliegen, ist es gemäß den SEPA-Core-Regeln zulässig, diese dem Zahler vor der ersten Abbuchung mitzuteilen.
Wenn diese Informationen über das gesamte Mandat hinweg, in den Kundendaten und in den Zahlungsdateien einheitlich gehalten werden, lässt sich das Risiko von Unstimmigkeiten verringern.
So erhalten und bewahren Sie ein SEPA-Lastschriftmandat auf
Das Unternehmen muss dem Kunden ein Mandat zur Verfügung stellen, das die erforderlichen Informationen und Erklärungen enthält, die Einwilligung einholen und Aufzeichnungen führen, aus denen diese Einwilligung hervorgeht.
Der Prozess sollte vor Beginn des Inkassos festgelegt werden, wobei das verwendete SEPA-Verfahren und die mit dem Zahlungsdienstleister vereinbarten Bedingungen zu berücksichtigen sind.
Papier- und elektronische Vollmachten
Ein Vollmacht kann in Papierform oder auf elektronischem Wege gemäß den geltenden Vorschriften erteilt werden.
Bei Mandaten in Papierform muss das Unternehmen das unterzeichnete Dokument aufbewahren und sicherstellen, dass die darin enthaltenen Angaben bei Bedarf abgerufen werden können.
Bei elektronischen Vollmachten muss die Ermächtigung nach den von den beteiligten Parteien anerkannten Verfahren erfolgen. Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass jedes Online-Formular oder jedes angekreuzte Kästchen automatisch eine gültige Vollmacht darstellt.
Der EPC enthält zudem konkrete Leitlinien dazu, wie Vollmachten darzustellen sind und wie elektronische Lösungen genutzt werden können.
Speicherung und Aktualisierung von Mandatsdaten
Sobald die Einwilligung vorliegt, sollte das Unternehmen seine Unterlagen so organisieren, dass sie bei Zahlungsstreitigkeiten oder auf Anfrage der Bank abgerufen werden können.
Zu den bewährten Praktiken gehören:
- Jedes Mandat dem richtigen Kundendatensatz zuordnen.
- Aufbewahrung der Referenz, des Datums und des Nachweises der Bevollmächtigung.
- Änderungen an Bankdaten und Mandatsinformationen nachverfolgen.
- Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten und Bankdaten.
- Aufbewahrungsfristen und -verfahren sollten nicht allein nach administrativen Gesichtspunkten festgelegt werden. Unternehmen müssen die SEPA-Regeln, Bankvereinbarungen und die einschlägigen Datenschutzvorschriften berücksichtigen.
Aufbewahrungsfristen und -verfahren sollten nicht allein nach administrativen Gesichtspunkten festgelegt werden. Unternehmen müssen das Regelwerk, Bankvereinbarungen und die einschlägigen Datenschutzvorschriften berücksichtigen.
SEPA Core vs. SEPA B2B: Was ändert sich bei den Mandaten?
Beide Verfahren erfordern eine Autorisierung, doch gibt es wichtige Unterschiede bei der Handhabung von Mandaten.
Im Rahmen von SEPA B2B muss der Zahler ein Unternehmen sein, und die Bank des Zahlers muss die Mandatsdaten bestätigen, bevor die Abbuchung ausgeführt wird. Dieser Schritt ist unerlässlich, da das Verfahren bei autorisierten Transaktionen kein entsprechendes Rückerstattungsrecht vorsieht.
| Kriterium | SEPA Core | SEPA B2B |
| Wer kann bezahlen | Verbraucher und Unternehmen | Unternehmen |
| Auftrag | Erforderlich | Erforderlich |
| Überprüfung durch die Bank des Zahlers | Keine der B2B-Überprüfung entsprechende Vorabprüfung | Bestätigung der Mandatsdaten vor dem Einzug |
| Rückerstattung einer genehmigten Abbuchung | Recht auf Beantragung einer Rückerstattung innerhalb von acht Wochen | Ist im Rahmen des Systems nicht vorgesehen |
Aufgrund dieser Unterschiede ist es besonders wichtig zu prüfen, ob die Bank des Kunden SEPA B2B unterstützt und welche Verfahren sie zur Validierung des Mandats anwendet.
Die vollständigen Regeln finden Sie in der offiziellen Dokumentation zu SEPA Core und SEPA B2B.
So verwenden Sie Mandatsdaten bei der Erstellung von XML-Dateien mit dem Generator
Sobald die Einzugsermächtigung vorliegt, muss das Unternehmen die Mandatsdaten bei der Vorbereitung von Lastschriften korrekt verwenden.
Bei SEPA-Lastschriftanweisungen werden die Daten in XML-Nachrichten gemäß dem ISO 20022-Standard organisiert, darunter auch die Nachricht „pain.008“.
Angaben wie die Mandatsnummer, das Datum der Unterzeichnung, die Gläubiger-Identifikationsnummer und die IBAN des Zahlers müssen mit den im Unternehmen gespeicherten Daten übereinstimmen.
Die Datei enthält außerdem transaktionsspezifische Informationen wie Beträge, Daten und Inkasso-Kennungen.
Es ist wichtig, zwischen diesen Schritten zu unterscheiden: Mit dem Mandat wird die Lastschrift autorisiert, während die XML-Datei die Einzugsanweisungen übermittelt. Keines der beiden Elemente allein garantiert, dass die Transaktion akzeptiert oder abgewickelt wird.
So organisieren Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen
Ein gut strukturierter Prozess beginnt mit der Überprüfung der Kundendaten und endet mit der Erstellung der Unterlagen zur Einreichung bei der Bank.
Spezielle Tools für die Erstellung von XML-Dateien können dabei helfen, diesen Schritt zu strukturieren und den Aufwand für die manuelle Erstellung der technischen Nachrichtenstruktur zu reduzieren.
Die Erstellung der Datei entbindet das Unternehmen jedoch nicht von seiner Verpflichtung, gemäß den Regeln des jeweiligen SEPA-Verfahrens gültige Genehmigungen einzuholen und aufzubewahren. SEPA-XML-Generator – Produktübersicht
Die Verpflichtung zur Einholung und Aufbewahrung gültiger Genehmigungen unterliegt weiterhin den geltenden Vorschriften und wird durch die Erstellung der Datei nicht ersetzt.
Häufig gestellte Fragen zu SEPA-Lastschriftmandaten
Kann ein SEPA-Lastschriftmandat wiederkehrende Einzüge genehmigen?
Ja. Ein Mandat kann sowohl wiederkehrende Einzüge als auch eine einmalige Zahlung genehmigen. Die Zahlungsart muss korrekt angegeben werden und den mit dem Zahler vereinbarten Bedingungen entsprechen.
Ist ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat gültig?
Das kann der Fall sein, sofern der elektronische Prozess den Regeln des Systems und den für die beteiligten Parteien geltenden Bedingungen entspricht. Unternehmen sollten die Anforderungen hinsichtlich Authentifizierung, Unterschriften und Aufbewahrung von Belegen prüfen.
Was passiert, wenn sich die Bankdaten eines Kunden ändern?
Das Unternehmen muss die vom System und von der Bank vorgeschriebenen Änderungsverfahren prüfen. Je nach Art der Änderung kann es erforderlich sein, die Mandatsdaten und künftigen Einzugsanweisungen zu aktualisieren und dabei die Genehmigung eindeutig zu dokumentieren.
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer SEPA-Lastschrift-Einzüge
Die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von Einzugsermächtigungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Zahlungseinzugs per SEPA-Lastschrift. Mit gut organisierten Daten kann Ihr Unternehmen Bankaufträge einheitlicher erstellen.
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