É possível que um débito direto esteja agendado e que os dados bancários estejam corretos, mas mesmo assim uma empresa possa ter dificuldades em receber o pagamento. Porquê? Porque a autorização está incompleta, desatualizada ou não pode ser verificada.
No caso do Débito Direto SEPA, esta autorização é formalizada através de uma Autorização de Débito Direto SEPA. Mais do que um mero requisito administrativo, este documento é essencial para a cobrança de pagamentos em conformidade com as regras do sistema e para a resolução de eventuais litígios.
Mas que informações deve incluir uma autorização? Como devem ser obtidas e conservadas? E quais são as diferenças entre o SEPA Core e o SEPA B2B? Este guia responde a estas perguntas e explica como organizar as informações necessárias para preparar os seus cobros por débito direto.
O que é uma autorização de débito direto SEPA?
Com esta autorização, o banco do cliente pode processar débitos diretos de acordo com as regras do regime SEPA relevante.
Uma ordem de débito não significa que o pagamento tenha sido efetuado. Regista formalmente a autorização necessária para cobranças futuras, que continuam a depender da apresentação e do processamento de instruções bancárias.
De acordo com o Conselho Europeu de Pagamentos (EPC), as autorizações devem cumprir os requisitos do esquema SEPA Core ou do esquema SEPA Business-to-Business (B2B).
A autorização pode abranger um débito único ou pagamentos recorrentes, dependendo do tipo de mandato e do acordo com o cliente.
Que informações deve incluir uma autorização de débito direto SEPA?
As informações exigidas variam de acordo com as regras de cada esquema SEPA. É por isso que é importante utilizar um modelo de mandato adequado, em vez de criar um formulário que contenha apenas os dados que a sua empresa considera suficientes.
As informações exatas necessárias dependem das regras aplicáveis. Por isso, é importante utilizar um modelo que esteja em conformidade com o regime escolhido, em vez de criar um formulário que contenha apenas os dados que a sua empresa considera suficientes.
Campos essenciais numa autorização de débito direto SEPA
A tabela abaixo apresenta as informações essenciais necessárias para preparar e verificar uma autorização.
| Informações | Objetivo |
| Referência Única do Mandato (UMR) | Identifica de forma única o mandato |
| Nome do ordenante | Identifica a pessoa ou empresa que autoriza o débito |
| IBAN do ordenante | Identifica a conta bancária autorizada |
| Nome do credor | Identifica a empresa responsável pela cobrança do pagamento |
| Identificador do credor | Identifica o credor no âmbito do sistema SEPA |
| Detalhes do endereço e localização | Cumprir os requisitos de identificação aplicáveis |
| Tipo de pagamento | Indica se a autorização é recorrente ou pontual |
| Data e assinatura | Registar a data em que a autorização foi concedida |
A documentação oficial especifica também o texto obrigatório da autorização e informações sobre os direitos do ordenante. A simples inclusão dos campos na tabela não substitui a necessidade de uma autorização que cumpra as regras oficiais.
Alguns dados, como o BIC e determinados campos de morada, só são obrigatórios em condições específicas. As empresas devem verificar essas condições no regulamento em vigor e nas orientações do seu banco.
Por que razão é importante a Referência Única do Mandato?
A Referência Única do Mandato (UMR) é uma referência que distingue um mandato de outros detidos pelo mesmo credor.
Ajuda a associar a autorização às instruções de cobrança e aos registos utilizados no processo de pagamento.
Se a referência não estiver disponível no momento da assinatura da autorização, as regras do SEPA Core permitem que esta seja comunicada ao pagador antes do primeiro débito.
Manter a consistência destas informações em todo o mandato, nos registos dos clientes e nos ficheiros de pagamentos reduz o risco de discrepâncias.
Como obter e manter uma autorização de débito direto SEPA
A empresa deve fornecer ao cliente uma autorização que contenha as informações e declarações necessárias, obter a autorização e manter registos que comprovem essa autorização.
O processo deve ser definido antes do início das cobranças, tendo em conta o esquema SEPA utilizado e os termos acordados com o prestador de serviços de pagamento.
Mandatos em papel e eletrónicos
Um mandato pode ser preenchido em papel ou através de métodos eletrónicos permitidos pelas regras aplicáveis.
No caso dos mandatos em papel, a empresa deve conservar o documento assinado e garantir que os respetivos dados possam ser consultados sempre que necessário.
No caso dos mandatos eletrónicos, a autorização deve seguir os procedimentos aceites pelas partes envolvidas. As empresas não devem partir do princípio de que qualquer formulário online ou caixa de seleção constitui automaticamente um mandato válido.
O EPC também fornece orientações específicas sobre a forma como os mandatos devem ser apresentados e como as soluções eletrónicas podem ser utilizadas.
Armazenamento e atualização de registos de mandatos
Assim que a autorização for obtida, a empresa deve organizar os seus registos de forma a que possam ser recuperados caso um pagamento seja contestado ou o banco os solicite.
As boas práticas incluem:
- Associar cada mandato ao registo correto do cliente.
- Conservar a referência, a data e os comprovativos da autorização.
- Acompanhar as alterações aos dados bancários e às informações da autorização.
- Restringir o acesso aos dados pessoais e bancários.
- Os períodos e procedimentos de conservação não devem ser determinados exclusivamente por conveniência administrativa. As empresas devem ter em conta as regras do sistema SEPA, os acordos bancários e a legislação relevante em matéria de proteção de dados.
Os períodos e procedimentos de conservação não devem ser determinados exclusivamente por conveniência administrativa. As empresas devem ter em conta o regulamento, os acordos bancários e a legislação relevante em matéria de proteção de dados.
SEPA Core vs. SEPA B2B: O que muda em relação às autorizações?
Ambos os sistemas exigem autorização, mas existem diferenças importantes na forma como as autorizações são tratadas.
No âmbito do SEPA B2B, o ordenante tem de ser uma empresa e o banco do ordenante tem de confirmar os detalhes da autorização antes de processar o débito. Este passo é essencial, uma vez que o sistema não prevê o mesmo direito de reembolso para transações autorizadas.
| Critério | SEPA Core | SEPA B2B |
| Quem pode pagar | Consumidores e empresas | Empresas |
| Mandato | Obrigatório | Obrigatório |
| Verificação pelo banco do pagador | Não existe uma verificação prévia equivalente à do B2B | Dados do mandato confirmados antes da cobrança |
| Reembolso de um débito autorizado | Direito de solicitar um reembolso no prazo de oito semanas | Não previsto no regime |
Estas diferenças tornam especialmente importante verificar se o banco do cliente suporta o SEPA B2B e quais os procedimentos que utiliza para validar a autorização.
Para conhecer as regras na íntegra, consulte a documentação oficial do SEPA Core e do SEPA B2B.
Como utilizar os detalhes da autorização ao gerar XML
Após a obtenção da autorização, a empresa deve utilizar corretamente as informações do mandato ao preparar os débitos diretos.
No que diz respeito às instruções de débito direto SEPA, os dados são organizados em mensagens XML com base na norma ISO 20022, incluindo a mensagem pain.008.
Detalhes como a referência da autorização, a data em que foi assinada, o Identificador do Credor e o IBAN do ordenante devem corresponder aos registos mantidos pela empresa.
O ficheiro contém também informações específicas das transações, tais como montantes, datas e identificadores de cobrança.
É importante distinguir entre estes passos: a autorização autoriza o débito direto, enquanto o ficheiro XML transmite as instruções de cobrança. Nenhum deles, por si só, garante que a transação seja aceite ou liquidada.
Como organizar este processo na sua empresa
Um processo bem estruturado começa com a verificação dos dados do cliente e termina com a preparação das instruções para envio ao banco.
As ferramentas específicas para a geração de ficheiros XML podem ajudar a organizar esta fase e reduzir a necessidade de criar manualmente a estrutura técnica da mensagem.
No entanto, a criação do ficheiro não isenta a empresa da responsabilidade de obter e conservar autorizações válidas, nos termos das regras do esquema SEPA em utilização. Visita guiada ao produto SEPA XML Generator
A responsabilidade pela obtenção e manutenção de autorizações válidas continua sujeita às regras aplicáveis e não é substituída pela criação do ficheiro.
Perguntas frequentes sobre as autorizações de débito direto SEPA
Um mandato de débito direto SEPA pode autorizar cobranças recorrentes?
Sim. Uma autorização pode autorizar cobranças recorrentes ou um pagamento único. O tipo de pagamento deve ser especificado corretamente e deve estar em conformidade com os termos acordados com o pagador.
Uma autorização eletrónica de débito direto SEPA é válida?
Pode ser, desde que o processo eletrónico cumpra as regras do sistema e as condições aplicáveis às partes envolvidas. As empresas devem verificar os requisitos relativos à autenticação, às assinaturas e à conservação de provas de apoio.
O que acontece quando os dados bancários de um cliente mudam?
A empresa deve analisar os procedimentos de alteração exigidos pelo sistema e pelo banco. Dependendo da alteração, poderá ser necessário atualizar os dados da autorização e as instruções de cobrança futuras, mantendo simultaneamente um registo claro da autorização.
Facilite a gestão das suas cobranças por Débito Direto SEPA
A recolha e a conservação corretas das autorizações são uma parte essencial do processo de cobrança de pagamentos através do Débito Direto SEPA. Com dados devidamente organizados, a sua empresa pode preparar instruções bancárias de forma mais consistente.
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