Aunque se haya programado una domiciliación bancaria y los datos bancarios sean correctos, una empresa puede tener problemas para cobrar el pago. ¿Por qué? Porque la autorización está incompleta, caducada o no se puede verificar.
Con el adeudo directo SEPA, esta autorización se formaliza mediante una orden de adeudo directo SEPA. Más allá de ser un mero requisito administrativo, este documento es imprescindible para cobrar los pagos según las normas del sistema y para gestionar cualquier posible reclamación.
Pero, ¿qué datos debe incluir una autorización? ¿Cómo hay que obtenerlos y conservarlos? ¿Y cuáles son las diferencias entre SEPA Core y SEPA B2B? Esta guía responde a estas preguntas y te explica cómo organizar la información necesaria para preparar tus cobros mediante domiciliación bancaria.
¿Qué es una autorización de domiciliación bancaria SEPA?
Con esta autorización, el banco del cliente puede tramitar los adeudos directos según las normas del esquema SEPA correspondiente.
Una orden de pago no significa que el pago ya se haya realizado. Solo registra formalmente la autorización necesaria para futuros cobros, que siguen dependiendo de que se envíen y tramiten las instrucciones bancarias.
Según el Consejo Europeo de Pagos (EPC), las órdenes de pago deben cumplir los requisitos del esquema SEPA Core o del esquema SEPA Business-to-Business (B2B).
La autorización puede abarcar un cobro único o pagos periódicos, dependiendo del tipo de mandato y del acuerdo con el cliente.
¿Qué información debe incluir una autorización de domiciliación bancaria SEPA?
La información necesaria varía según las normas de cada esquema de la SEPA. Por eso es importante usar una plantilla de mandato adecuada, en lugar de crear un formulario que solo contenga los datos que tu empresa considere suficientes.
La información exacta que se necesita depende de la normativa aplicable. Por eso es importante usar una plantilla que se ajuste al régimen elegido, en lugar de crear un formulario que solo incluya los datos que tu empresa considere suficientes.
Campos clave de una orden de domiciliación bancaria SEPA
En la tabla siguiente se resume la información esencial que necesitas para preparar y comprobar una autorización.
| Información | Objetivo |
| Referencia única de mandato (UMR) | Identifica de forma única el mandato |
| Nombre del pagador | Identifica a la persona o empresa que autoriza el cargo |
| IBAN del pagador | Identifica la cuenta bancaria autorizada |
| Nombre del acreedor | Identifica a la empresa que cobra el pago |
| Identificador del acreedor | Identifica al acreedor dentro del sistema SEPA |
| Datos de la dirección y la ubicación | Cumple con los requisitos de identificación aplicables |
| Tipo de pago | Indica si la autorización es periódica o puntual |
| Fecha y firma | Anota cuándo se concedió la autorización |
La documentación oficial también especifica el texto obligatorio de la autorización y la información sobre los derechos del pagador. El mero hecho de incluir los campos en la tabla no exime de la necesidad de contar con una autorización que cumpla con la normativa oficial.
Algunos datos, como el BIC y ciertos campos de dirección, solo son obligatorios en determinadas condiciones. Las empresas deberían consultar estas condiciones en el reglamento vigente y en las directrices de su banco.
¿Por qué es importante la referencia única del mandato?
La referencia única del mandato (UMR) es un identificador que distingue un mandato de otros que tenga el mismo acreedor.
Ayuda a vincular la autorización con las instrucciones de cobro y los registros que se usan en el proceso de pago.
Si la referencia no está disponible en el momento de firmar la autorización, las normas de SEPA Core permiten que se comunique al pagador antes del primer cobro.
Mantener esta información coherente en todo el mandato, los registros de clientes y los archivos de pagos reduce el riesgo de que haya discrepancias.
Cómo obtener y mantener una autorización de domiciliación bancaria SEPA
La empresa debe facilitar al cliente una orden de domiciliación que incluya la información y las declaraciones necesarias, obtener la autorización y conservar los registros que demuestren dicha autorización.
Hay que establecer el proceso antes de que empiecen los cobros, teniendo en cuenta el esquema SEPA que se utilice y las condiciones acordadas con el proveedor de servicios de pago.
Mandatos en papel y electrónicos
Un mandato se puede cumplimentar en papel o por medios electrónicos permitidos por la normativa aplicable.
En el caso de los mandatos en papel, la empresa debe conservar el documento firmado y asegurarse de que se pueda acceder a sus datos cuando sea necesario.
En el caso de los mandatos electrónicos, la autorización debe seguir los procedimientos aceptados por las partes implicadas. Las empresas no deben dar por sentado que cualquier formulario en línea o casilla marcada constituya automáticamente un mandato válido.
El EPC también ofrece orientación específica sobre cómo deben presentarse los mandatos y cómo se pueden utilizar las soluciones electrónicas.
Almacenamiento y actualización de los registros de mandatos
Una vez obtenida la autorización, la empresa debería organizar sus registros para poder recuperarlos en caso de que se impugne un pago o el banco los solicite.
Entre las buenas prácticas se incluyen:
- Asignar cada mandato al registro de cliente correcto.
- Conservar la referencia, la fecha y la prueba de la autorización.
- Hacer un seguimiento de los cambios en los datos bancarios y la información de las órdenes.
- Limitar el acceso a los datos personales y bancarios.
- Los plazos y procedimientos de conservación no deben determinarse únicamente por razones de conveniencia administrativa. Las empresas deben tener en cuenta las normas del esquema SEPA, los acuerdos bancarios y la legislación pertinente en materia de protección de datos.
Los plazos y procedimientos de conservación no deben determinarse únicamente en función de la conveniencia administrativa. Las empresas deben tener en cuenta el reglamento, los acuerdos bancarios y la legislación pertinente en materia de protección de datos.
SEPA Core frente a SEPA B2B: ¿qué cambia en cuanto a las autorizaciones?
Ambos sistemas requieren autorización, pero hay diferencias importantes en cómo se gestionan las autorizaciones.
En el marco de la SEPA B2B, el pagador debe ser una empresa, y el banco del pagador debe confirmar los datos de la autorización antes de tramitar el cobro. Este paso es fundamental porque el sistema no ofrece el mismo derecho de reembolso para las transacciones autorizadas.
| Criterio | SEPA Core | SEPA B2B |
| ¿Quién puede pagar? | Consumidores y empresas | Empresas |
| Mandato | Obligatorio | Obligatorio |
| Verificación por parte del banco del pagador | No hay una verificación previa equivalente a la del B2B | Se confirman los datos de la orden de pago antes del cobro |
| Reembolso de un cargo autorizado | Derecho a solicitar un reembolso en un plazo de ocho semanas | No está previsto en el sistema |
Estas diferencias hacen que sea especialmente importante comprobar si el banco del cliente admite SEPA B2B y qué procedimientos utiliza para validar la autorización.
Para consultar las normas completas, echa un vistazo a la documentación oficial de SEPA Core y SEPA B2B.
Cómo utilizar los datos del mandato al generar el XML
Una vez obtenida la autorización, la empresa debe utilizar correctamente la información del mandato al preparar los cobros por domiciliación bancaria.
En el caso de las instrucciones de domiciliación bancaria SEPA, los datos se organizan en mensajes XML basados en la norma ISO 20022, incluido el mensaje pain.008.
Los datos como la referencia de la orden, la fecha de firma, el identificador del acreedor y el IBAN del pagador deben coincidir con los registros que tiene la empresa.
El archivo también contiene información específica de cada transacción, como importes, fechas e identificadores de cobro.
Es importante diferenciar entre estos pasos: el mandato autoriza el cargo directo, mientras que el archivo XML transmite las instrucciones de cobro. Ninguno de los dos, por sí solo, garantiza que la transacción vaya a ser aceptada o liquidada.
Cómo organizar este proceso en tu empresa
Un proceso bien estructurado empieza por comprobar los datos del cliente y termina con la preparación de las instrucciones para enviarlas al banco.
Las herramientas específicas para generar archivos XML pueden ayudarte a organizar esta fase y reducir la necesidad de crear manualmente la estructura técnica del mensaje.
Sin embargo, el hecho de generar el archivo no exime a la empresa de la responsabilidad de obtener y conservar las autorizaciones válidas según las normas del esquema SEPA que se utilice. Recorrido por el producto SEPA XML Generator
La responsabilidad de obtener y conservar las autorizaciones válidas sigue estando sujeta a la normativa aplicable y no queda sustituida por la creación del archivo.
Preguntas frecuentes sobre las autorizaciones de domiciliación bancaria SEPA
¿Puede una orden de domiciliación bancaria SEPA autorizar cobros periódicos?
Sí. Una autorización puede permitir cobros recurrentes o un pago único. El tipo de pago debe especificarse correctamente y debe cumplir con las condiciones acordadas con el pagador.
¿Es válida una orden de domiciliación bancaria electrónica de la SEPA?
Puede serlo, siempre que el proceso electrónico cumpla con las normas del sistema y las condiciones aplicables a las partes implicadas. Las empresas deben comprobar los requisitos de autenticación, firmas y conservación de pruebas justificativas.
¿Qué pasa cuando cambian los datos bancarios de un cliente?
La empresa debe revisar los procedimientos de modificación exigidos por el sistema y por el banco. Dependiendo del cambio, puede que haya que actualizar los datos de la autorización y las instrucciones de cobro futuras, manteniendo siempre un registro claro de la autorización.
Facilita la gestión de tus cobros mediante domiciliación bancaria SEPA
Recoger y conservar correctamente las autorizaciones es fundamental para cobrar los pagos mediante el adeudo directo SEPA. Con los datos bien organizados, tu empresa podrá preparar las instrucciones bancarias de forma más coherente.
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